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Funktionstrennung, Vieraugenprinzip & Transparenz

Prüfungsleitfaden: Lieferantenstammdaten
Risiken bei der Anlage und Änderung von Bankverbindungen

Der Beitrag wurde im DIIR-Arbeitskreis "Revision der Beschaffung" von Dietmar Balzer (DATEV eG), Dr. Jochen Matzenbacher und Nicole Roth (ZF Friedrichshafen AG) erarbeitet

Aufgrund möglicher krimineller Energie von eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und/oder Externen oder fehlender Kontrollen besteht ein hohes Risiko, dass bei der Anlage und Änderung von Bankverbindungen der Lieferanten manipuliert wird und Überweisungen auf Bankkonten nicht berechtigter Empfänger getätigt werden. Hierfür gibt es zahlreiche Beispiele aus der Praxis als Beleg für erfolgreiche Betrügereien. Der zu diesem Thema erarbeitete Prüfungsleitfaden enthält für die einzelnen Prüfungsfelder konkrete Prüfungsansätze und -fragen und zusätzlich die Anforderungen an das Prüfungsfeld, die Risiken, falls die Anforderungen nicht erfüllt werden, und Best-Practice-Hinweise zur Reduzierung beziehungsweise Vermeidung von Risiken bei der Prozessgestaltung.

In diesem Beitrag erfolgt für den Teilprozess "Rechnungsprüfung/-bezahlung" eine Vertiefung hinsichtlich der Auszahlung der geprüften und freigegebenen Rechnungsbeträge. Es geht hierbei um die Anlage und Änderung der Bankverbindungen der Lieferanten als Bestandteil der Lieferantenstammdaten.

Der DIIR-Arbeitskreis "Revision der Beschaffung" hat mit Band 11 der DIIR-Schriftenreihe einen Leitfaden mit Prüfungsfragen für die Revision im Beschaffungsbereich erarbeitet. In dem Leitfaden werden unter anderem strategische Themen (zum Beispiel Beschaffungsstrategien), dolose Handlungen sowie der operative Beschaffungsprozess behandelt. Nach der Definition des Arbeitskreises beinhaltet der operative Beschaffungsprozess nicht nur die Einkaufsfunktion (im Wesentlichen Angebotseinholung bis Auftragsvergabe), die durch einen Einkaufsbereich oder durch Fachbereiche wahrgenommen werden kann, sondern – losgelöst von organisatorischen Zuständigkeiten – die gesamte Prozesskette. Diese beginnt mit der Planung und Meldung eines Bedarfs (Bestellanforderung, BANF) durch den Fachbereich, gefolgt von Einkaufsaktivitäten bis zur Wareneingangsprüfung beziehungsweise Leistungsanerkennung und endet mit der Prüfung der Rechnung und deren Bezahlung.

Dieser Beitrag aus der Zeitschrift für Interne Revision (ZIR) (Ausgabe 1, 2024, Seite 28 bis 37) wurde von der Redaktion von Compliance-Magazin.de gekürzt.
In voller Länge können Sie ihn und weitere hier nicht veröffentliche Artikel im ZIR lesen.

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