Datenschutzrecht beim Outsourcing
Auftragsdatenverarbeitung: Pflicht des Auftragnehmers, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen und seine Mitarbeiter schriftlich auf das Datengeheimnis zu verpflichten
Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer voll verantwortlich
Von Rechtsanwalt Dr. Thomas Helbing
(18.05.10) - Datenverarbeitungsverträge müssen bestimmte Mindestregelungen beinhalten, so will es das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). So müssen zum Bespiel Klauseln aufgenommen werden über die Benachrichtigung bei Datenschutzverstößen, Prüfrechte, die Einschaltung von Unterauftragnehmern sowie eine Reihe weiterer Punkte. Betroffen sind zum Beispiel Verträge über die Auslagerung der Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung oder Verträge mit Unternehmen, die Personalinformationsssyteme anbieten, auch wenn es sich nur um Tochtergesellschaften oder die Konzernmutter handelt.
Genügen Verträge den Anforderungen nicht, drohen Bußgelder von bis zu 50.000 Euro. Bereits bestehende Vereinbarungen sollten überprüft und Unternehmensrichtlinien erarbeitet werden, die sicherstellen, dass zukünftige Verträge den neuen Regeln entsprechen.
Welche Verträge sind betroffen?
Alle Verträge, bei denen Dritte Daten für Ihr Unternehmen speichern, nutzen oder anderweitig verarbeiten, müssen den neuen Anforderungen genügen, insbesondere, wenn diese nach dem 1. September 2009 geschlossen, erneuert oder angepasst wurden. Diese so genannten "Auftragsdatenverarbeitungs-Verhältnisse" liegen immer dann vor, wenn ein Dritter für Ihr Unternehmen im Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet oder darauf Zugriff hat.
Personenbezogene Daten sind sämtliche Informationen, die einer bestimmten oder bestimmbaren Person zugeordnet werden können, zum Beispiel Lieferadressen oder bisherige Käufe eines Kunden, Kontaktdaten von Geschäftspartnern oder Mitarbeiterdaten wie Name, Stellenbeschreibung, Lebenslauf oder Gehalt.
Die neuen Regeln betreffen auch konzerninterne Sachverhalte, zum Beispiel wenn eine Muttergesellschaft eine zentrale Kundendatenbank oder ein HR-System betreibt, in dem auch Kundendaten oder Mitarbeiterdaten der Tochtergesellschaften gespeichert sind.
Beispiele für möglicherweise betroffene Vertragsverhältnisse sind:
>> Verträge über die Auslagerung der Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung
>> Verträge mit Archivierungs-Dienstleistern
>> Verträge mit Call Centern oder Direktmarketing-Agenturen (Mailings, Newsletter-Versand, Lettershops)
>> Verträge mit Unternehmen, die HR-Systeme oder Kundenverwaltungs-Systeme (CRM) anbieten
>> Verträge mit externen Prüfern und Wartungsfirmen
>> andere Verträge über die zur Verfügungstellung von IT-Ressourcen (z.B. Application Service Providing (ASP), Cloud Computing, Software-as-a-Service (SaaS), Website-Hosting, Online-Speicherplatz).
Von der Datenverarbeitung im Auftrag sind die Fälle zu unterscheiden, bei denen ein Unternehmen nicht nur die Datenverarbeitung, sondern eine ganze Aufgabe oder Funktion ausgelagert hat, z.B. die Kundenbetreuung. Für diese "Funktionsübertragungen" gelten andere und sogar strengere datenschutzrechtliche Anforderungen. Die Abgrenzung zwischen Auftragsdatenverarbeitung und Funktionsübertragung kann äußert schwierig sein und nur anhand der konkreten Umstände des Einzelfalles erfolgen.
Was verlangt das neue Recht?
Bereits bis zum 31. August 2009 galten für Auftragsdatenverarbeitungs-Verträge bestimmte Mindestandforderungen. Diese wurden jetzt konkretisiert und ausgeweitet.
Seit dem 1. September 2009 müssen die Parteien in einem schriftlichen Vertrag insbesondere Folgendes festlegen:
>> Umgang, Art und Zweck der Erhebung, Nutzung und Verarbeitung von Daten durch den Auftragnehmer
>> den Umfang der Weisungsbefugnisse des Auftraggebers gegenüber dem Auftragnehmer
>> die vom Auftragnehmer zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit
>> die Korrektur, Löschung und Sperrung von Daten durch den Auftragnehmer
>> die Befugnis des Auftragnehmers, die Datenverarbeitung an Unterauftragnehmer auszulagern
>> die Pflicht des Auftragnehmers, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen und seine Mitarbeiter schriftlich auf das Datengeheimnis zu verpflichten
>> Kontrollrechte des Auftraggebers
>> Verpflichtungen des Auftragnehmers, dem Auftraggeber Datenschutzverstöße mitzuteilen, und
>> die Rückgabe und Löschung der Daten beim Auftragnehmer am Ende des Auftrags
Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer voll verantwortlich sowie dafür, dass die genannten zwingenden vertraglichen Vereinbarungen getroffen wurden. Darüber hinaus stellt das Bundesdatenschutzgesetz klar, dass der Auftraggeber den Auftragnehmer sorgfältig im Hinblick auf die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit auszusuchen hat. Auftraggeber müssen ihre Auftragnehmer regelmäßig kontrollieren und das Ergebnis der Kontrollen dokumentieren.
Hat der Auftragnehmer seinen Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) müssen zusätzliche Maßnahmen getroffen werden, um ein "angemessenes Datenschutzniveau" beim Auftragnehmer sicherzustellen. Hierfür verwenden viele Unternehmen die "EU Standardvertragsklauseln für die Übermittlung von personenbezogenen Daten an Datenverarbeiter in Drittländern".
Leider decken sich diese nicht voll mit den neuen strengen Anforderungen des deutschen Rechts. So sind etwa die Regelungen zur Mitteilung von Datenschutzverstößen in den EU-Standardverträgen nur sehr vage geregelt. Werden von einem Auftragnehmer außerhalb des EWR unternehmenskritische Daten verarbeitet, sollten die Standardverträge deshalb durch zusätzliche vertragliche Regelungen ergänzt werden.
Welche Sanktionen drohen und wie wahrscheinlich sind diese?
Datenschutzbehörden können Unternehmen ohne ausreichende Verträge Bußgelder von bis zu 50.000 Euro auferlegen. Im Falle eines Datenschutzverstoßes beim Auftragnehmer können Betroffene Schadenersatzansprüche gegen den Auftraggeber geltend machen. Darüber hinaus können sich Datenschutzbeauftragte gegenüber ihrem Unternehmen haftbar machen, wenn sie es fahrlässig versäumen, die neuen Regelungen umzusetzen.
Auftragsdatenverarbeitungsverträge werden von Datenschutzbehörden normalerweise nicht ohne Anlass überprüft. Beschwert sich jedoch ein Betroffener, so werden von den Behörden Ermittlungen eingeleitet, in deren Rahmen von Unternehmen auch verlangt werden kann, die angewendeten Verträge vorzulegen. Ermittlungen können auch im Falle von Datenschutzverstößen aufgenommen werden. Da der deutsche Gesetzgeber nunmehr Meldepflichten bei bestimmten Verstößen vorgesehen hat, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Behörden von solchen Verstößen Kenntnis erlangen.
Welche Schritte empfehlen Sie? Wie können Sie helfen?
Kurzfristig:
>> Auftragdatenverarbeitungs-Verhältnisse erfassen, in denen Ihr Unternehmen Auftraggeber ist und anschließend anhand der folgenden Kriterien gewichten: Menge der Daten Sensibilität der Daten
Bedeutung der Daten für das Unternehmen, und
Status des Auftragsdatenverarbeiters (Konzernunternehmen, Sitz innerhalb oder außerhalb der EU, Ergebnisse früherer Kontrollen).
>> Unternehmenskritische Verträge prüfen und soweit erforderlich anpassen.
Mittelfristig:
>> Unternehmensrichtlinien, Vorlagen und Checklisten erarbeiten, die sicherstellen, dass neue Verträge gesetzeskonform sind.
>> Verfahren zur regelmäßigen Kontrolle von Datenverarbeitern einführen.
>> Altverträge schrittweise anpassen (z.B. im Rahmen von Vertragsverlängerungen).
Wir können Sie unterstützen bei der Prüfung bestehender Verträge, dem Entwurf und der Verhandlung erforderlicher Anpassungen sowie der Erarbeitung von internen Richtlinien und Checklisten.
Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Informationen oder eine kostenlose Vorlage für eine Richtlinie oder Checkliste wünschen.
Autor: Dr. Thomas Helbing
Kurzvita: Dr. Thomas Helbing ist Rechtsanwalt und berät Unternehmen zu allen Fragen des Datenschutz-, IT- und Online-Rechts.
Weitere Beiträge und mehr über die Kanzlei finden Sie auf www.thomashelbing.com.
E-Mail: helbing (at) thomashelbing.com
Telefon: (0 89) 39 29 70 07
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in der Corporate Compliance Zeitschrift, Zeitschrift zur Haftungsvermeidung im Unternehmen.
Corporate Compliance Zeitschrift“ (CCZ) heißt die neueste juristische Fachzeitschrift zur Haftungsvermeidung im Unternehmen. Die CCZ erscheint seit Januar 2008 sechsmal jährlich in den Verlagen C.H.Beck / Franz Vahlen und wird von Compliance-Magazin.de (Hrsg. Presse, Messe & Kongresse Verlags GmbH) vertrieben.
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Leseproben der Corporate Compliance Zeitschrift
10.09.10 - My Space is not Your Space - Einige arbeitsrechtliche Überlegungen zu Social Media Guidelines
08.09.10 - Praxis der Compliance-Organisation: Fortbildungen und Sponsoring durch die Industrie
07.09.10 - Gesetzliche Anforderungen und praktische Umsetzung bei Emissionshandelsunternehmen
30.08.10 - Rechtsrahmen für Corporate Compliance nach russischem Recht und nach deutschem Recht
20.08.10 - Wozu braucht eine Behörde Compliance, also Maßnahmen, die die "Regeltreue " gewährleisten?
27.07.10 - Der neue Compliance-Prüfungsstandard (PS 980) - Inhalte und Aussagen
21.07.10 - Legal & Compliance - Abgrenzung oder Annäherung (am Beispiel einer Bank)
06.07.10 - Organisationspflichten nach § 64a VAG - beginnende Vereinheitlichung der Organisationspflichten in der Finanzwirtschaft
22.06.10 - Praxis der Compliance-Organisation: Geschenke und Einladungen
15.06.10 - Praktische Empfehlungen zur Haftungsbegrenzung an Vorstände und Aufsichtsräte
07.06.10 - Das Unternehmen als Gefahrenquelle? - Compliance-Risiken für Unternehmensleiter und Mitarbeiter
01.06.10 - Pädophile Priester und Kirchen-Compliance
18.05.10 - Übliche Kundenpflege oder Bestechlichkeit im geschäftlichen Verkehr
14.05.10 - Compliance-Anforderungen an das Managen des eigenen IP-Portfolios
05.05.10 - Compliance: Best Practice im Bereich Asset Management
27.04.10 - Die Verantwortung für Risikomanagement und Compliance im mehrköpfigen Vorstand
21.04.10 - Das Thema Compliance hat auch öffentlich-rechtliche Bezüge
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25.03.10 - Ausgestaltung der arbeitsrechtlichen Stellung des Compliance-Officers
16.03.10 - Compliance im Erst- und Rückversicherungsunternehmen
15.03.10 - Datenschutz-Compliance: Security Breach Notofication bei Datenpannen
22.02.10 - Grenzen der strafrechtlichen Garantenstellung des Compliance Officers
11.02.10 - Der Compliance-Garant ist verpflichtet, die von rechtsuntreuen und eigenverantwortlich handelnden Tätern ausgehende Gefahr zu bekämpfen
10.02.10 - Der Aufbau einer Compliance-Kultur ist eine Herausforderung für Banken in Europa
09.02.10 - Die BME-Compliance-Initiative bietet beigetretenen Unternehmen einen Mindeststandard
27.01.10 - Bestimmung der Garantenstellung, Festlegung der Garantenpflicht und Konsequenzen für den Compliance Officer
22.01.10 - Die Garantenpflicht des Compliance Officers und die D&O-Versicherung als "Allheilmittel"
20.01.10 - Compliance-Bemühungen sind nur dann effektiv, wenn sie mit der vorherrschenden Unternehmenskultur übereinstimmen
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17.12.09 - Die Business Judgment Rule reduziert die gerichtliche Kontrolldichte zur Vermeidung von Rückschaufehlern und zur Ermöglichung sinnvoller Risiken
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13.11.09 - Dokumentenmanagement-Richtlinien und Aufbewahrungspflichten im Hinblick auf die rechtlichen Anforderungen des U.S.-Zivilverfahrens
16.10.09 - Deutscher Corporate Governance Kodex und Verschärfungen sowie Ergänzungen bereits bestehender Kodexempfehlungen
13.10.09 - Straf- und zivilrechtliche Folgen von Schmiergeldzahlungen
05.10.09 - Pressekodex und Ethikrichtlinien: Haftungsvermeidung der Presseverlage und Journalisten
30.09.09 - Die Haftung von Vorstand und Aufsichtsrat bei Verstößen gegen das Kartellrecht
25.09.09 - Die Compliance-Verantwortlichkeit des Verbands: Typische Risikobereiche im Verband und Compliance-Maßnahmen
23.09.09 - Erstmals: BGH weist dem Compliance Officer eine GarantensteIlung und Garantenpflicht nach § 13 Abs. 1 StGB zu
11.08.09 - Kreditgewährung an Gesellschafter: Praktische Hinweise zum Umgang mit MoMiG und neuer Rechtsprechung
04.08.09 - Emissionsrechtliche Compliance - Emissionsrechtliche Pflichten und die Folgen ihrer Verletzung
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