- Anzeigen -
Besuchen Sie auch unser Zeitschriftenportfolio im Bereich Governance, Risk, Compliance & Interne Revision

Sie sind hier: Home » Markt » Hintergrund

Private E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz


Zwischen Aufbewahrungspflicht und Datenschutz: Rechtliche Aspekte im Umgang mit E-Mails
Rechtskonforme Archivierungslösung - Kontrolle und Archivierung der Mails durch den Arbeitgeber


Matthias Schmid:
Matthias Schmid: Beschränkte E-Mail-Zulassung im Rahmen einer Betriebsvereinbarung, Bild: PRX Agentur

(09.02.10) - Das Thema ist so leidig wie endlos: Private E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz. Vor allem wenn es um die Archivierung der elektronischen Post geht, gerät man hier als Arbeitgeber schnell in die Zwickmühle zwischen Aufbewahrungspflicht und Datenschutz. Wie man dieses Dilemma lösen kann, das war nur eines der Themen auf dem jüngst veranstalteten "E-Mail-Day", einem Fachtag zum rechtskonformen Umgang mit E-Mails, zu dem die command ag nach Ettlingen geladen hatte.

Bei der Archivierung von E-Mails steht der Arbeitgeber oft vor einem Problem. Wie Matthias Schmid, Rechtsanwalt der Kanzlei FSR darlegte, führt die in vielen Unternehmen gängige Praxis der Mitarbeiter, die Systeme auch für private Nachrichten zu nutzen, dazu, dass deren gesamter E-Mail-Verkehr dem Datenschutz unterliegt.

Der Arbeitgeber, so der Experte, hat dadurch kein Zugriffsrecht mehr auf sämtliche Mails der Mitarbeiter, egal, ob diese privat oder beruflich veranlasst sind, und darf sie auch nicht archivieren - wenngleich er es eigentlich dringend tun müsste, um Schadenersatzhaftungen auf schuldrechtlicher Basis, z.B. aus Werkverträgen, vorzubeugen.

Ein generelles Verbot privater Nutzung sei zwar durchaus möglich, aufgrund der meist bereits vorhandenen stillschweigenden Duldung aber rechtlich nicht mehr durchsetzbar. Matthias Schmid empfiehlt den Unternehmen deshalb eine beschränkte Zulassung im Rahmen einer Betriebsvereinbarung. Damit werde nicht nur die Kontrolle und Archivierung der Mails durch den Arbeitgeber möglich, sondern auch dem Betriebsklima sei am besten gedient.

Dass die Nutzung von Mail-Systemen in den Unternehmen meist von den technischen Möglichkeiten getrieben werden, während die rechtlichen Aspekte häufig auf der Strecke bleiben, darauf wies Michael Assel, Steuerberater der Kanzlei Assel & Partner in seinem Vortrag hin. Zahlreiche Mails, so der Berater, stellen aber Geschäftsbriefe und dadurch Willenserklärungen im elektronischen Geschäftsverkehr dar - seien es Angebotsanfragen eines Kunden, Bestellungen bei einem Lieferanten oder die Reisekostenaufstellung eines Vertrieblers.

Diese elektronischen Handelsbriefe unterliegen den ganz normalen Aufbewahrungspflichten wie ihre papierenen Artgenossen unter Beachtung der zusätzlichen Anforderungen für den elektronischen Bereich. Zur Sicherung der Beleg- und Beweisfunktion sollten aus Sicht des Beraters alle Unternehmen, die elektronische Geschäftsbriefe austauschen und dadurch z.B. Verträge schließen, zwingend eine rechtskonforme Archivierungslösung vorhalten - beispielsweise ein testiertes DMS.

Wichtig hierbei sei die Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Nur durch sie könne die Geschäftsführung von Haftungsfragen gegenüber ihrem Vertragspartner oder dem Finanzamt entlastet werden. Tausche ein Unternehmen darüber hinaus auch Rechnungen elektronisch aus, müssten hierbei spezielle Formen eingehalten werden, um die Vorsteuerabzugsfähigkeit der Belege sicherzustellen. Ein Umstand, der laut Michael Assel den meisten Firmen gar nicht bewusst ist. (command ag: ra)

command: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

- Anzeigen -




Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>


Meldungen: Markt / Hintergrund

  • Anpassung der Plattformregulierung

    Vor der Entscheidung der Rundfunkkommission der Länder zum Medienstaatsvertrag bekräftigten ANGA, Bitkom, eco sowie ZVEI ihre Kritik an den geplanten Vorgaben, die aus Sicht der Verbände die Interessen von Medienplattformen und Nutzern nicht hinreichend berücksichtigen. Die Bedenken der Verbände betreffen insbesondere die derzeit vorgesehene restriktive Umsetzung der EU-Richtlinie über audiovisuelle Mediendienste (AVMD-RL) im Medienstaatsvertrag. Danach sollen Überblendungen und Skalierungen unter dem Erlaubnisvorbehalt der TV-Sender stehen und nur noch im Einzelfall durch den Nutzer veranlasst werden können. Funktionen wie Bild-in-Bild oder Split-Screen, bei denen der Nutzer zwei Programme gleichzeitig ansehen kann, wären nach dem jetzigen Wortlaut nicht mehr ohne Erlaubnis der beteiligten Sender zulässig.

  • Bekämpfung der Unternehmenskriminalität

    Mit dem "Gesetz zur Bekämpfung der Unternehmenskriminalität" will die Bundesministerin der Justiz und für Verbraucherschutz, Christine Lambrecht, schärfere und vor allem höhere Strafen für Unternehmen in Deutschland einführen. Dem haben heute führende Rechtswissenschaftler den Münchner Entwurf eines Verbandssanktionengesetzes entgegengestellt. Die Initiative sieht einen besseren Weg zur Sanktionierung von Unternehmen bei strafrechtlich relevanten Verstößen der Führungskräfte vor. Kern des vom Lehrstuhl für Strafrecht, Strafprozessrecht, Wirtschaftsstrafrecht und Rechtsphilosophie von Prof. Dr. Frank Saliger an der Ludwig-Maximilians-Universität gemeinsam mit der Kanzlei Tsambikakis & Partner ausgearbeiteten und vom Verband "Die Familienunternehmer" unterstützten Münchner Entwurfs ist eine angemessenes Recht zur Sanktionierung von Verbänden mit am Prinzip der Verhältnismäßigkeit orientierten Geldbußen. Strafverfolgungsbehörden sollen zur Ermittlung von Rechtsverstößen gestärkt und interne Untersuchungen klar geregelt werden. Kleine Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten oder 10 Millionen Euro Jahresumsatz sollen ausgenommen werden.

  • Geht Compliance verloren?

    Wenn große Unternehmen Probleme haben, ihre Kreditkartenabwicklungssysteme sicher zu halten, ist dann potenziell jedes Unternehmen in Gefahr? Nicht unbedingt, aber der Fall macht deutlich, dass Unternehmen die Sicherheit ihrer Kartenzahlungsvorgänge sehr ernst nehmen sollten. Wir werfen einen Blick darauf, was sich aus diesen Angriffen lernen lässt. Die Angriffe bedienen sich einer gängigen Methode nämlich Cross-Site-Scripting (XXS). Bei XXS-Angriffen werden schädliche Befehle geschrieben, die dazu dienen dynamische Inhalte auf Websites auszunutzen. Im Falle der Angriffe auf Ticketmaster und BA wird vermutet, dass die Hacker Code von Fremd-Services manipuliert haben, der auf beiden der betroffenen Websites lief. Während der Verarbeitung der Kartenzahlung konnten die Hacker dann die Kundendaten abfangen. Es wird berichtet, dass das selbe Skript, das bei den Ticketmaster- und BA-Angriffen verwendet wurde, jetzt online über infizierte Anwendungen verteilt wird, wie z. B. der Code, der einstmals vom Push-Benachrichtigungsdienst Feedify verteilt wurde. Da einige Arten von XXS-Angriffen nur geringfügige Codeänderungen enthalten, sind sie zum Teil nur sehr schwer zu erkennen.

  • Verlängerung der Mietpreisbremse

    Mit dem Inkrafttreten der neuen Mieterschutzverordnung gilt die Mietpreisbremse in Bayern in 162 Städten und Gemeinden. Für Justizminister Eisenreich ist das noch nicht genug: "Jetzt muss bei der Mietpreisbremse auf Bundesebene nachgebessert werden. Unsere Ziele: Eine Begrenzung des Mietanstiegs und ein fairer Interessenausgleich zwischen Mieter und Vermieter. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass Investitionen in den Wohnungsbau attraktiv bleiben."

  • Versicherungsbranche & Digitale Sprachassistenten

    Für den Abschluss einer Unfallversicherung ist es in der Regel zu spät, wenn es einem erst oben auf der Skipiste einfällt. Das Versäumnis vor dem Urlaub ließe sich durch den Einsatz digitaler Sprachassistenten lösen: "Hey Siri, ich will für heute eine Unfallversicherung buchen." Eine solche situative Vereinbarung mithilfe von Siri, Cortana, Alexa und Co. bedingt eine vollständig integrierte digitale Antragsstrecke. Aktuell liefern die meisten Skills allerdings nur Informationen - beispielsweise zum Wetter oder Pollenflug - sowie Unterhaltung und Spiele. Diverse Branchen, darunter Versicherungen, beginnen jedoch mit diesen digitalen Möglichkeiten zu experimentieren. "In Zukunft wird der digitale Vertragsabschluss immer wichtiger, etwa um jüngere Menschen zu erreichen und Prozesse zu beschleunigen", erläutert Matthias Stauch, Experte für smarte Lösungen und Vorstand der Intervista AG.