Umstellung der Buchhaltung zum Jahreswechsel

Der Gesetzgeber hat mit der E-Bilanz einen Standard vorgegeben, wie die Abschlüsse elektronisch zu übermitteln sind
In welchem Maß sich die Buchhaltung im Vorfeld der E-Bilanz verändert, hängt stark vom einzelnen Unternehmen ab

(05.10.12) - Unternehmen müssen der Verwaltung immer mehr Auskünfte in digitaler Form übermitteln; für das Wirtschaftsjahr 2013 kommt die so genannte E-Bilanz hinzu. Viele Unternehmer erwarten dadurch nicht nur einen erheblichen Mehraufwand, sondern befürchten auch, dass ihre Firma mehr und mehr zum gläsernen Unternehmen mutiert. Doch weder das Eine noch das Andere muss zutreffen – eine rechtzeitige Klärung der wesentlichen Punkte mit dem Steuerberater gibt Aufschluss und Sicherheit. Ein Fahrplan.

Diejenigen Unternehmen, deren Finanzbuchhaltung wir in der Kanzlei erstellen, haben überhaupt kein Problem", klärt Steuerberater Per Baumgarten aus dem thüringischen Arnstadt auf. Für sie erledigt der Steuerberater die eventuell anstehenden Änderungen in den Buchungskonten, die mit der Umstellung auf die E-Bilanz verbunden sind. Denn – und das ist der große Unterschied der E-Bilanz im Vergleich etwa zu elektronischen Steuererklärungen – schon lange vor dem ersten Versand einer Bilanz per elektronischer Datenübermittlung sollte die Buchhaltung des Unternehmens auf die neuen Anforderungen vorbereitet werden.

Den Steuerberater einbeziehen
"Die erste Anlaufstelle bei all diesen Fragen ist der Steuerberater", sagt Lars Meyer-Pries, Leiter Entwicklung der Rechnungswesen-Programme bei der Datev eG in Nürnberg. Damit die steuerlichen Berater entsprechend qualifiziert sind, hat der Softwareanbieter für Kanzleien und mittelständische Unternehmen dafür gesorgt, dass sich Steuerberater mit diversen Hilfsmitteln intensiv auf die neuen Bilanzen vorbereiten können.

Aber auch an jene Unternehmen wurde gedacht, die ihre Buchhaltung selbst erledigen und üblicherweise erst zur Abschlusserstellung einen Berater konsultieren. "Ihnen stellen wir über den Steuerberater ein Excel-Tool zur Verfügung, mit dem sie die alten und die neuen Konten vergleichen und ihren eigenen Handlungsbedarf erkennen können", erläutert Meyer-Pries.

Oft ist der Anpassungsbedarf gering
In welchem Maß sich die Buchhaltung im Vorfeld der E-Bilanz verändert, hängt stark vom einzelnen Unternehmen ab. Häufig sind die Veränderungen eher gering, insbesondere dann, wenn Unternehmen Standardkontenrahmen einsetzen. Viele Betriebe sind etwa nur von einem Teil der Mussfelder betroffen.

Etwas umfangreichere Veränderungen stehen an, wenn Unternehmen stark individualisierte oder branchenabhängige Kontenrahmen einsetzen. So können sich aus den sogenannten Branchentaxonomien ergänzende Aspekte ergeben, weil es schon für den HGB-Abschluss besondere, verordnungsgebundene Gliederungsvorschriften gibt. Erhöhten Informationsbedarf dürften zum Beispiel Autohäuser und entsprechende Servicebetriebe haben, da bei vielen zeitgleich die Umstellung auf den einheitlichen, markenunabhängigen Sonderkontenrahmen (SKR) 51 ansteht, der auch auf die E-Bilanz vorbereitet ist. Die schwerwiegendsten Eingriffe in ihr Buchungsverhalten müssen diejenigen Unternehmen erwarten, die international verflochten sind und beispielsweise Kontenrahmen einer ausländischen Muttergesellschaft einsetzen.

Wenige grundsätzliche Entscheidungen treffen
Der Gesetzgeber hat mit der E-Bilanz einen Standard vorgegeben, wie die Abschlüsse elektronisch zu übermitteln sind. Der hierfür definierte Datensatz sieht bestimmte Felder vor, die zwingend zu übermitteln sind, die so genannten Mussfelder. Dabei gilt, dass jeder nur das ausfüllen muss, was ihn tatsächlich betrifft, und entgegen der Erwartung, die der Name Mussfeld hervorruft, kann selbiges leer bleiben und stattdessen eine so genannte Auffangposition benutzt werden.

Wer betroffen ist, sollte nach Einschätzung des eigenen Handlungsbedarfs unmittelbar jetzt gemeinsam mit seinem Steuerberater entscheiden, wie das Unternehmen mit den gewährten Spielräumen umgehen will. So drohen etwa beim Einsatz des Instruments der Auffangposition und dem bewussten Verzicht auf Kontendifferenzierungen möglicherweise Nachfragen der Finanzverwaltung.

Dennoch kann ein von der Norm abweichendes Buchungsverhalten durchaus sinnvoll sein – etwa, wenn es darum geht, die Geschäftsführerbezüge nicht auf ein separates Konto, sondern auch weiterhin auf das Sammelkonto Lohn & Gehalt zu buchen. Andernfalls stellt sich eine Transparenz im Unternehmen ein, die vielleicht nicht von jedem Geschäftsführer gewünscht ist. So sollten Unternehmer das Für und Wider der individuellen Buchungsphilosophie detailliert mit ihrem Steuerberater erörtern.

Arbeitshilfen nutzen, auf funktionierende Technik vertrauen
Parallel zur Klärung dieser Aspekte sollten sich die Rechnungswesen-Mitarbeiter weiterbilden. Die Datev bietet dazu Online-Seminare an, die die wesentlichen Änderungen erklären. "Übersichtlich dargestellt finden die Mitarbeiter die Änderungen im Übrigen auch in den aktuellen Kontenplänen. Wir bieten neben der normalen Fassung eine Version an, die eine Gegenüberstellung der alten und neuen Konten und Erläuterungen dazu enthält", sagt Meyer-Pries. Auch für den Überblick, welches Konto später in welches Mussfeld oder in welche Auffangposition der E-Bilanz mündet, gibt es ein Tool.

Damit stehen nicht nur Instrumente für die reibungslose Umstellung der Buchhaltung zum Jahreswechsel zur Verfügung, sondern auch bereits Arbeitshilfen zur testweisen Erstellung einer E-Bilanz: Diese kann beim Steuerberater aus der angepassten Buchhaltung heraus auf Basis neu entwickelter Bilanztabellen erstellt werden. Die Übertragung der Bilanz ist am Ende eine reine Formsache, wie die Erfahrungen aus der Pilotphase des Bundesfinanzministeriums zeigen. (Datev: ra)

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