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Software-Compliance im Unternehmen

Regeln für das Software Asset Management: Unter- oder Überlizenzierungen erzeugen hohe rechtliche Risiken und Kostennachteile - Umfassende Statusaufnahme und Identifizierung des Handlungsbedarfs
Wenn Softwarehersteller oder eine von ihnen beauftragte Wirtschaftsprüferkanzlei ein Audit ankündigen, ist es wichtig, über eine vollständige kaufmännische und technische Erfassung der Software zu verfügen

Die von Unternehmen genutzten Applikationen sind im Regelfall mit Lizenzverpflichtungen verbunden, weshalb ein Software Asset Management (SAM) benötigt wird. Es dient dazu, über effiziente Verfahren das Software-Inventar kontinuierlich übersichtlich zu halten und die Lizenzen flexibel dem tatsächlichen Bedarf anzupassen. Ansonsten können beispielsweise unnötige Kosten durch Überlizenzierungen oder rechtliche Probleme infolge von Unterlizenzierungen entstehen.

Bianca Ferber, SAM-Expertin bei der msg services ag, hat einige Regeln für den Umgang mit Softwarelizenzen erarbeitet:

>> Transparenz bei den Verträgen schaffen: Eine vollständige und differenzierte Übersicht der Verträge mit den Softwareherstellern ist das A und O des Software Asset Managements. Denn ansonsten bleibt auch völlig unklar, ob die Nutzung der Software überhaupt den Verträgen entspricht. Ebenso bleibt im Dunkeln, welche Wartungsverträge noch aktuell sind bzw. ob diese verlängert oder gekündigt werden müssen.

>>Rechtliche Risiken identifizieren: Wenn Softwarehersteller oder eine von ihnen beauftragte Wirtschaftsprüferkanzlei ein Audit ankündigen, ist es wichtig, über eine vollständige kaufmännische und technische Erfassung der Software zu verfügen. Sie muss auch die unterschiedlichen Lizenzmetriken abbilden. Eine solche Lizenzbilanz sollte ständig aktuell gehalten werden, da bei der Feststellung einer Unterlizenzierung ansonsten empfindliche Nachzahlungen die Folge sind. Außerdem kann sich die Frage stellen, wer im Unternehmen dafür haftbar zu machen ist.

>> Mögliche Einsparpotenziale ermitteln: Der Vorteil eines etablierten und gelebten Software Asset Managements besteht nicht nur in der Vermeidung von wirtschaftlichen und rechtlichen Risiken. Sondern indem es teure Überlizenzierungen vermeidet, wie sie erfahrungsgemäß in vielen Unternehmen aus unterschiedlichen Gründen bestehen, bewirkt SAM auch nachhaltige Kostenersparnisse. Außerdem kann ein Software-Pooling sparen helfen.

>> Rollen und Verantwortlichkeiten definieren: Zu den größten Problemen gehört häufig die Frage, wer für die Softwarebeschaffung zuständig ist und wer die Verantwortung für Software-Compliance im Unternehmen übernimmt. Als hilfreich hat sich hierfür in der Praxis erwiesen, eine Aufteilung nach Softwareherstellern vorzunehmen und Lizenzmanager zu bestimmen. Vorteilhaft ist auch, wenn strategische Entscheidungsträger bzw. Meinungsbildner von SAM mit an Bord geholt werden.

>> Mitarbeiter sensibilisieren: So gut die SAM-Prozesse auch konzipiert sein mögen, sie werden Schwächen aufweisen, wenn sie von den Mitarbeitern nicht ausreichend gelebt werden. Deshalb sollten regelmäßig Schulungen und Workshops angeboten werden, um das Verständnis für einen professionellen Umgang mit den Lizenzierungsthemen zu steigern und für die Gefahren unlizenzierter Software zu sensibilisieren.

>> Software-Beschaffungen zentralisieren: Je dezentraler die Beschaffungsprozesse organisiert sind, desto schwerer kann ein Überblick behalten werden. Wird diese Aufgabe hingegen intern konzentriert, entsteht nicht nur eine zentrale Ablage der Lizenznachweise, sondern auch eine höhere Kostentransparenz. Zudem können dann angesichts höherer Lizenzvolumen mit den Softwareherstellern bessere Konditionen ausgehandelt werden.

>> Software-Standardisierung: Schon im oberen Mittelstand befinden sich meist mehrere Tausend verschiedene Softwarelösungen. Ein etabliertes Software Asset Management kann wesentlich auf eine Vereinheitlichung einwirken und den Wildwuchs an Applikationen reduzieren helfen. Ein höherer Standardisierungsgrad hat wirtschaftliche Vorteile und vereinfacht den Support.

>> SAM-Tool als wichtiger Helfer: Ein Lizenzmanagement ist zwar grundsätzlich auch ohne ein entsprechendes Werkzeug möglich, dies jedoch zu dem Preis eines deutlich höheren Aufwands. Auch eine Steuerung ist schwerer möglich, da sich die entsprechenden Prozesse durch ein Tool deutlich besser abbilden lassen. Ebenso werden heimliche Risiken besser sichtbar und sind jederzeit Compliance-Überprüfungen möglich. Der Einsatz eines SAM-Tools allein stellt allerdings noch kein Lizenzmanagement dar, geschulte Mitarbeiter sind in jedem Fall erforderlich.
(msg services: ra)

eingetragen: 04.05.16
Home & Newsletterlauf: 08.06.16

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Datenschutz erfordert technische Präzision
Moderne Unternehmensarchitekturen stellen hohe Anforderungen an eine Consent Management Platform (CMP). Nur mit tiefer technischer Integration lassen sich Datenschutz und Nutzerfreundlichkeit effektiv umsetzen - das zeigen aktuelle Entwicklungen in Regulatorik und Praxis. Die Zeiten einfacher Cookie-Banner sind vorbei: In modernen Unternehmensumgebungen muss eine Consent Management Platform mehr leisten als die bloße Einholung einer Zustimmung.
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Bundestag

Abgleich biometrischer Lichtbilder zulässig
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Behandlung von Nachhaltigkeitsrisiken
Die Frage von höheren Eigenkapitalanforderungen für Anlagen von Versicherungen und Banken in Aktien und Anleihen mit Bezug zu fossilen Brennstoffen fallen in die Zuständigkeit der Europäischen Union. Darauf verweist die Bundesregierung in ihrer Antwort (21/1068) auf eine Kleine Anfrage der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen (21/818).
Stand zum Emissionshandel für Gebäude und Verkehr
Die Bundesregierung wird ein neues Klimaschutzprogramm vorlegen, das im Zeitraum bis zum Jahr 2030 auch Maßnahmen zur Treibhausgasminderungsquote im Bereich der durch die EU-Lastenverteilungsverordnung (ESR) erfassten Sektoren Gebäude und Verkehr enthalten wird. Die Maßnahmen für das Programm werden derzeit entwickelt. Das geht aus der Antwort (21/1072) der Bundesregierung auf eine Kleine Anfrage (21/762) der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen hervor.

Bundesarbeitsgericht

Frage der Tariffähigkeit des DDN
Nimmt ein Tarifvertrag auf einen anderen Tarifvertrag Bezug, werden die Regelungen des in Bezug genommenen Tarifvertrags inkorporierter Teil des verweisenden Tarifvertrags. Als solcher gelten sie unmittelbar und zwingend zwischen den an den Verweisungstarifvertrag gebundenen Parteien eines Arbeitsvertrags. Das gilt auch für den Fall, dass am Abschluss des in Bezug genommenen Tarifvertrags eine nicht tariffähige Partei beteiligt gewesen sein sollte.
Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG)
Ein nach Maßgabe des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) zulässig befristetes Arbeitsverhältnis endet auch dann mit Ablauf der vereinbarten Befristung, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich in den Betriebsrat gewählt worden ist. Benachteiligt der Arbeitgeber allerdings das befristet beschäftigte Betriebsratsmitglied, indem er diesem wegen des Betriebsratsmandats keinen Folgevertrag anbietet, hat das Betriebsratsmitglied einen Anspruch auf den Abschluss des verweigerten Folgevertrags als Schadensersatz.
Betriebratswahlrecht & Führungskräfte
Ein Arbeitnehmer, der mehreren Betrieben desselben Unternehmens angehört, hat bei der Wahl des Betriebsrats in sämtlichen dieser Betriebe das aktive Wahlrecht. Das gilt auch für Führungskräfte in Unternehmen mit einer unternehmensinternen Matrix-Struktur.

Corporate Compliance Zeitschrift

Recht und Ethik im Unternehmen
Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
Whistleblowing: Risiken des KI-Einsatzes
Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance

Befristungsklauseln auch für Compliance-Management
In der öffentlichen Gesetzgebung gibt es immer wieder die Forderung nach und erste Experimente mit befristeten Gesetzen. Regulierungen erhalten dann eine sogenannte Sunset-Klausel, in der die Befristung festgelegt wird. Im Folgenden wird darüber diskutiert, inwiefern befristete Regeln auch für das Compliance-Management innerhalb von Unternehmen sinnvoll sein können.
Darstellung der EU-Ökodesignverordnung
Die Europäische Union hat sich mit dem Green Deal und dem Aktionsplan für die Kreislaufwirtschaft das Ziel gesetzt, den Übergang zu einer nachhaltigen, ressourcenschonenden Wirtschaft systematisch voranzutreiben. Ein zentraler Bestandteil dieser Strategie ist die Regulierung der Umweltverträglichkeit von Produkten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die Verordnung zur Schaffung eines Rahmens für die Festlegung von Ökodesignanforderungen für nachhaltige Produkte (Verordnung (EU) 2024/1781) - nachfolgend als EU-Ökodesignverordnung bezeichnet - soll dabei als grundsätzlicher Rechtsrahmen für nahezu alle physischen Waren auf dem EU-Binnenmarkt dienen und die bisherige Richtlinie 2009/125/EG ersetzen.

Zeitschrift Corporate Governance

Vorgaben zur Anwendung der Taxonomie-VO
Die EU-Kommission hat Anfang Juli 2025 einen neuen delegierten Rechtsakt zur Nachhaltigkeitsberichterstattung erlassen. Damit sollen die bereits existierenden delegierten Verordnungen zur EU-Taxonomie betreffend die Berichterstattung nach Art. 8 und die anzuwendenden technischen Bewertungskriterien modifiziert werden. Ziel ist es, die teils anspruchsvollen Vorgaben zu vereinfachen, um europäische Unternehmen von Bürokratiekosten zu entlasten und damit in ihrer Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Der vorliegende Beitrag gibt einen Überblick über Hintergründe und Inhalte der Veröffentlichung und diskutiert sie im Kontext der Omnibus-Initiative der EU-Kommission.
Doppelte Wesentlichkeitsanalyse nach ESRS
Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) und die European Sustainability Reporting Standards (ESRS) markieren einen Paradigmenwechsel in der Nachhaltigkeitsberichterstattung europäischer Unternehmen. Im Zentrum steht dabei die doppelte Wesentlichkeitsanalyse, durch die Unternehmen relevante Nachhaltigkeitsthemen als Auswirkungen, Risiken und Chancen (IROs) identifizieren und bewerten müssen. Der vorliegende Beitrag untersucht, wie börsennotierte Unternehmen der Industrie "Zyklische Konsumgüter" im DAX, MDAX und SDAX diese Anforderungen im Geschäftsjahr 2024 erstmals freiwillig umgesetzt haben. Grundlage ist eine qualitative und quantitative Analyse der doppelten Wesentlichkeitsanalyse und der IRO-Berichterstattung.

Zeitschrift Interne Revision

Die Mitigation der Bedrohungen
Sofern man verstanden hat, was Social Engineering bedeutet, auf welche verschiedenen Arten es eingesetzt werden kann und wie die Bedrohungstaktiken und deren -techniken funktionieren, ist es an der Zeit, Schwachstellen zu verstehen und ein Abwehrkonzept zu entwickeln. Sowohl das MITRE-Att@ck-Modell als auch das Kontrollrahmenwerk des Center for Internet Security helfen bei der Etablierung und Aufrechterhaltung von Gegenmaßnahmen.
Künstliche Intelligenz in der Internen Revision
Eine technische Entwicklung, die aktuell besonders vielversprechend erscheint, um dem Fachkräftemangel im Bereich Interne Revision entgegenzuwirken, ist künstliche Intelligenz (KI). Im Rahmen einer empirischen Untersuchung wurden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte im Bereich Interne Revision befragt, um den aktuellen Stand des Einsatzes von KI in der Revision zu erheben und potenzielle Einsatzmöglichkeiten zu identifizieren. Derzeit ist KI in der Revision noch nicht flächendeckend im Einsatz, die Einstellung der Revisorinnen und Revisoren zur Thematik ist jedoch positiv. Um den zukünftigen Einsatz von KI in der Internen Revision zu erleichtern, werden praxisorientierte Handlungsempfehlungen abgeleitet, die potenzielle Einsatzmöglichkeiten von KI verdeutlichen.

Bundeskartellamt

Vertikalzusammenschlüsse in digitalen Märkten
Das Bundeskartellamt hat den Erwerb der alleinigen Kontrolle der Salesforce Inc. (Salesforce) über die Informatica Inc. (Informatica) freigegeben. Salesforce mit Sitz in den USA ist der weltweit größte Anbieter von Software für Customer-Relationship-Management (CRM). Informatica, ebenfalls mit Sitz in den USA, ist ein Anbieter von Datenmanagement- und -integrationslösungen, die von vielen Unternehmen aus diversen Branchen genutzt werden, um Daten des Unternehmens zentral zu verarbeiten - zunehmend auch in der Cloud.
Leitplanken des Kartellrechts beachten
Die Open Grid Europe GmbH (OGE), die Betreiberin des größten Gasfernleitungsnetzes in Westdeutschland, plant den Bau einer CO2-Pipeline in Kooperation mit dem ostdeutschen Gasfernleitungsnetzbetreiber ONTRAS Gastransport GmbH (ONTRAS) und eine weitere CO2-Pipeline in Kooperation mit der belgischen Fluxys S.A. (Fluxys). Aufgrund des hohen Investitionsvolumens im einstelligen Milliardenbereich hat OGE das Bundeskartellamt um Hinweise gebeten, falls kartellrechtliche Bedenken gegen die beiden Projekte bestehen.