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Compliance bei der Archivierung

Revisionssicherheit sicherstellen: Papierdokumente nur unverändert elektronisch archivieren
Manchmal ist es zusätzlich sinnvoll oder sogar gesetzlich vorgeschrieben, Papierbelege auch im Original zu archivieren: beispielsweise Verträge und Bilanzen

(09.12.10) - Wer digitale und papiergebundene Dokumente mit wenigen Handgriffen im hektischen Büroalltag schnell auffindbar haben will, entscheidet sich in der Regel für die elektronische Archivierung mittels Dokumentenmanagementsoftware. "Um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, muss aber sichergestellt werden, dass steuerrelevante Dokumente unveränderbar archiviert sind", informiert Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros Krekeler, das auf die Entwicklung von Business-Lösungen für Dokumentenmanagement und -archivierung spezialisiert ist.

Dafür werden Dokumente beispielsweise verschlüsselt oder digital signiert, in einigen Fällen auch auf Medien gespeichert, die nur ein einmaliges Speichern erlauben und nachträgliche Änderungen verhindern.

Da das Abbild gescannter Papierdokumente in jedem Fall erhalten bleiben muss, um die gesetzlichen Vorschriften für steuerrelevante Belege zu erfüllen, darf dieses keinesfalls in ein Text-Dokument umgewandelt werden.

"Statt dessen kann beispielsweise das gescannte Bild in ein PDF-Dokument gespeichert und der erkannte Volltext unsichtbar hinter dem Bild mit ins PDF geschrieben werden", rät Krekeler.

Dieser kann dann von der Dokumentenmanagementsoftware ausgelesen und für die Volltextsuche in den Datenbankindex geschrieben werden. Darüber hinaus sollte die Scannerauflösung bei 300 dpi liegen, um eine gute Texterkennung zu ermöglichen.

"Da Farbe viel Speicherkapazität in Anspruch nimmt, sollte man besser Schwarz-weiß-Scans verwenden – die reichen in der Regel auch aus", gibt Harald Krekeler einen weiteren Tipp. Es sollte dann allerdings darauf geachtet werden, dass in schwarz-weiß keine essentiellen Informationen verloren gehen. "Manchmal ist es zusätzlich sinnvoll oder sogar gesetzlich vorgeschrieben, Papierbelege auch im Original zu archivieren: beispielsweise Verträge und Bilanzen", ergänzt Krekeler.

Rechnungen per E-Mail gemeinsam mit qualifizierter Signatur archivieren
Immer mehr Unternehmen verschicken Rechnungen und andere steuerrechtlich relevante Dokumente auf dem elektronischen Wege, etwa als PDF-Dokument im E-Mail-Anhang. Doch bei allem Fortschritt sei Vorsicht geboten, denn das PDF-Dokument einfach auszudrucken und abzuheften genügt nicht: "Wer Vorsteuer geltend machen will, benötigt mit dem PDF-Dokument eine qualifizierte digitale Signatur. Diese muss überprüft und gemeinsam mit der Rechnung archiviert werden", macht Harald Krekeler aufmerksam. (Softwarebüro Krekeler: ra)

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