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Vier Tipps im Umgang mit Datenschutz

Was Unternehmer im Sinne der DSGVO beachten müssen
Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung müssen Unternehmen auch digitale Kommunikationswege datenschutzkonform gestalten

Mit den Vorschriften der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) werden Unternehmen jeglicher Größenordnung angesprochen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Obwohl dies in der heutigen Zeit auf nahezu jeden Geschäftszweig zutrifft, wirft das Thema Datenschutz häufig dennoch viele Fragen auf. "Ich empfehle Unternehmen, sich rechtzeitig über das Thema zu informieren, einen Profi ins Team zu holen und so lästige Fehler sowie folgenschwere Konsequenzen zu vermeiden", weiß Oliver Kerner, professioneller Vertriebstrainer, Speaker und Coach aus Bremen und Gründer von OK-Training.

Kenne die Rechtsgrundlage
Um ein Unternehmen erfolgreich im Sinne der DSGVO zu führen, sollten Arbeitgeber das gesetzliche Fundament der Verordnung kennen. Denn: Grundsätzlich ist die Verarbeitung personenbezogener Daten verboten, es sei denn, diese ist ausdrücklich erlaubt. Wer Angaben jedoch ohne die Einwilligung der Betroffenen oder nicht im Rahmen der Rechtsgrundlage verarbeitet, kann mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro beziehungsweise bis zu 4 Prozent des Jahresumsatzes bestraft werden. Der daraus resultierende Vertrauensverlust und Imageschaden kann zusätzliche Umsatzeinbrüche verursachen.

Einwilligung in Newsletter
Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung müssen Unternehmen auch digitale Kommunikationswege datenschutzkonform gestalten. "Für Werbeaktionen beispielsweise übers Telefon oder per E-Mail sind ausdrückliche Einwilligungen des Empfängers erforderlich", weiß der Experte. Bei Newslettern findet das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren Verwendung: Der User erhält bei der Anmeldung eine Bestätigungs-Mail, in der er über die Zwecke der Datenübermittlung aufgeklärt wird sowie dem Empfang des Newsletters aktiv zustimmen muss.

Verträge über Auftragsverarbeitungen abschließen
Sichere Passwörter, Zutrittsbeschränkungen für Gebäude, eine umfangreiche Firewall – Datenschutz im Büro ist wichtig, geht jedoch weit über die eigenen vier Wände hinaus. Wer mit externen IT-Dienstleistern keine Verträge über Auftragsverarbeitung abschließt, macht einen fatalen Fehler. Diese verpflichten IT-Dienstleister wie CMS/CRM-Systeme, E-Mail-Dienste oder Cloud-Betreiber, technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten im Rahmen der DSGVO zu ergreifen.

Umfangreicher Service durch einen Profi
Ab einer Unternehmensgröße von zwanzig Mitarbeitern, die personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, ist es gesetzlich vorgeschrieben, einen Datenschutzbeauftragten ins Team zu holen. "Es besteht die Möglichkeit, einen der eigenen Angestellten mit einer entsprechenden Fortbildung zu schulen oder einen externen Dienstleister zu engagieren. Dieser klärt nicht nur Geschäftsführung sowie Mitarbeiter über potenzielle Bedrohungsszenarien auf, sondern erstellt auch individuelle Benutzerrichtlinien für den täglichen Umgang mit Technologien und Schnittstellen", erklärt Oliver Kerner. (OK-Training: ra)

eingetragen: 27.05.20
Newsletterlauf: 10.08.20

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Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

Ethik für KI-Technologien ein Muss
Das Europäische Parlament hat kürzlich mit dem "AI-Act" die weltweit erste staatliche Regulierung von KI verabschiedet. Die Verordnung soll die Entwicklung und den Einsatz von KI-Technologien maßgeblich regeln, indem sie Transparenz, Rechenschaftspflichten und Sicherheitsstandards vorschreibt.
Prüfungsangst kommt nicht von ungefähr
Stehen die Prüfer des Fiskus vor der Tür, steigt in fast jedem Unternehmen das Nervositätslevel. Die Besucher kündigen sich zwar rechtzeitig an, stellen ihren Gastgebern aber ausführliche Detailfragen und schauen sich interne Unterlagen genau an, was nicht nur Zeit und Nerven kostet, sondern manchmal auch sehr viel Geld. "Mit einer gründlichen Vorbereitung können Firmen, Freiberufler und Selbstständige der Kontrolle ihrer Buchführung durch das Finanzamt aber in aller Regel gelassen entgegenblicken", betont Prof. Dr. Christoph Juhn, Professor für Steuerrecht an der FOM Hochschule und geschäftsführender Partner der Kanzlei Juhn Partner.
Bausteine für ein erfolgreiches ESG-Reporting
Das Europäische Parlament hat bereits zum Jahresende 2022 die EU-Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (Corporate Sustainability Reporting Directive, kurz CSRD) angenommen. Zahlreiche Unternehmen - kapitalmarktorientierte, aber auch viele aus dem Mittelstand - sind spätestens Anfang 2025 rechtlich dazu verpflichtet, Informationen über die gesellschaftlichen und ökologischen Auswirkungen ihres Handelns zu veröffentlichen und nach einem klar vorgegebenen Kriterienkatalog Rechenschaft abzulegen.
Chaos bei der Umsetzung von NIS-2 droht
Ein Blick zurück kann manchmal sehr lehrreich sein: Am 26. Mai 2018 trat die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, in Kraft - genauer gesagt endete die 24-monatige Übergangsfrist. Zwei Jahre hatten deutsche Unternehmen also Zeit, ihre Prozesse an die neue Richtlinie anzupassen.
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Ab dem 17. Januar 2025, gilt der Digital Operational Resilience Act (DORA) EU-weit für Finanzunternehmen und ihre IT-Partner. Da es sich um eine Verordnung der europäischen Union handelt, findet die Umsetzung in nationales Recht nicht statt.

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