Revisionssicheres Vertragsmanagement

Vertragsmanagement in SAP: Volkswagen Logistics nutzt "cuContract"
Rund 7000 gültige und zum Teil sehr komplexe Verträge manuell zu managen und auszuwerten, ist aufwändig, kompliziert und fehleranfällig

(01.07.09) - Bei der Volkswagen Logistics, dem Dienstleister für integrierte Logistik bei Volkswagen, wurde im November des letzten Jahres "cuContract" in Betrieb genommen. Die SAP-basierte Lösung zum automatisierten Vertragsmanagement der Circle Unlimited AG bietet die Aufnahme und Auswertung aller relevanten Vertragsdaten aus unterschiedlichsten Vertragsarten - momentan sind bereits rund 7000 Verträge in das System eingepflegt, Tendenz steigend. Die unternehmensweite Verwendbarkeit von Analysen und Statistiken vereinfacht dabei bestehende Vorgänge, Prozesse und Forecasts.

Den Ausschlag für die Entscheidung für cuContract der Circle Unlimited AG gaben im Rahmen einer Ausschreibung die SAP-Integration, die Ausbaufähigkeit, die Einbindung von Schnittstellen und die gute Bedienbarkeit des Systems.

Rund 7000 gültige und zum Teil sehr komplexe Verträge manuell zu managen und auszuwerten, ist aufwändig, kompliziert und fehleranfällig. Daher sind diese Verträge jetzt aus den bisherigen dezentralen Datenbanken der Volkswagen Logistics in cuContract eingepflegt und im Echtzeitbetrieb verfügbar. "Zentraler Aspekt der neuen Lösung ist die absolute Datensicherheit und die daraus resultierende Sicherheit von Statistiken", sagt Florian Kretschmer, Fachbereichsprojektleiter für das Vertragsmanagement in der Abteilung Frachtenprüfung- und analyse der Volkswagen Logistics.

Die vielschichtigen Anforderungen der Volkswagen Logistics an ein Vertragsmanagement-System umfassen unter anderem die direkte Zuordnung von Verträgen zu verschiedenen Verkehrsträgern, Kostenanalysen, Rechnungs- und Frachtenprüfung, das Aufzeigen von Potentialen und die Prüfung vertraglicher Vereinbarungen. Die produktive Nutzung der von cuContract gemanagten Vertrags-Parameter erfolgt nicht nur von der Frachtenprüfung und Analyse, sondern wird auch in Abteilungen, wie Controlling und Logistics-Planung informell genutzt.

Neben der Frachtenprüfung und Analyse hat sich auch die Rechtsabteilung der Volkswagen Logistics für eine moderne Lösung eingesetzt, denn die verlässliche Auswertbarkeit von bisherigen Vertragsdaten ermöglicht z.B. auch eine Risikominderung bei Neuverhandlungen und eine effiziente Arbeit der Rechnungsprüfer. Optimale Bedingungen für alle Arbeitsabläufe schaffen u.a. auch die Vertragsschnellansicht für die Frachtenprüfung und die Radarfunktion für Kündigungstermine mit Erinnerung per E-Mail. Durch die wirksame Erfassung bleiben trotz der Menge auch täglich kündbare Verträge im Blickfeld, so dass die Flexibilität der Volkswagen Logistics im Tagesgeschäft der weltweiten Transporte beträchtlich erhöht wird.

Die zentrale Zugriffsmöglichkeit auf die allein bei der Volkswagen Logistics rund 7000 eingepflegten Verträge und die vielfältigen Analyse- und Statistikmöglichkeiten schaffen aus einer Ablage heraus die Basis für ein effizientes, transparentes und auch revisionssicheres Vertragsmanagement. (Circle Unlimited: ra)