Reduzierung der Beschaffungskosten


Abschluss und Nutzung von Rahmenverträgen mit Abruf
Prozessoptimierung versus Risikopotenzial



Dr. Jochen Matzenbacher

Der DIIR-Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“ hat mit Band 11 der DIIR-Schriftenreihe einen Leitfaden mit Prüfungsfragen für die Revision im Beschaffungsbereich erarbeitet. In diesem Leitfaden wird der Abschluss von Rahmenverträgen mit Abruf gegenüber Einzelbestellungen empfohlen und eine Vielzahl von Prüfungsansätzen und -fragen aufgeführt. Im vorliegenden Artikel erfolgt eine Vertiefung der Thematik Einzelbestellung versus Rahmenvertrag mit Abruf. Hierzu werden zunächst in Abschnitt eins beide Vertragsarten sowie die Vorteile des Rahmenvertrags mit Abruf erläutert. Danach wird in Abschnitt zwei anhand eines Praxisbeispiels eine Analyse der Einzelbestellungen durchgeführt und die daraus abgeleitete Ausweitung der Anzahl an Rahmenverträgen begründet. Abschnitt drei enthält eine detaillierte Beschreibung des Beschaffungsprozesses bei Abschluss und Nutzung von Rahmenverträgen anhand von elf Teilprozessen inklusive grafischer Darstellung.

Bei dieser Art von Beschaffungsprozess lauern jedoch eine Vielzahl von Schwachstellen und Risiken. Deshalb werden in Abschnitt vier anhand praktischer Beispiele aus Revisionsprüfungen die potenziellen Schwachstellen mit ihren Risiken und Missbrauchsmöglichkeiten sowie die Anforderungen an die organisatorische Gestaltung eines Best-Practice-Beschaffungsprozesses dargestellt.

Aufgrund der dargestellten Schwachstellen, Risiken und Missbrauchsmöglichkeiten sowie organisatorischen Anforderungen sind Prüfungsansätze ableitbar, die bei einer Revisionsprüfung als Leitfaden Verwendung finden können.

Dieser Beitrag aus der Zeitschrift für Interne Revision (ZIR) (Ausgabe 4, 2020, Seite 165 bis 177) wurde von der Redaktion von Compliance-Magazin.de gekürzt.
In voller Länge können Sie ihn und weitere hier nicht veröffentliche Artikel im ZIR lesen.


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Im Überblick

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  • Umgang mit IT-Diagnosedaten

    Der nicht datenschutzgerechte Umgang mit IT-Diagnosedaten im internen IT-Betrieb oder beim externen IT-Dienstleister bedeutet ein gravierendes Datenschutz- und IT-Sicherheitsrisiko. Der Diebstahl eines Microsoft Master Key aus einem Crash-Dump für einen Angriff im Mai 2023 stellt dies unter Beweis.

  • Weg zu einer möglichst hohen Cyber Resilience

    Laut Forschern erfolgte 2021 alle elf Sekunden ein Ransomware-Angriff. Betroffen von solchen Angriffen sind nicht nur Unternehmen, sondern zunehmend auch Privatpersonen. Die Summe der weltweiten Kosten der Cyberkriminalität wird für 2021 auf die unglaubliche Summe von 5,5 Billionen Euro geschätzt.

  • Generative KI in der Internen Revision

    Mit der Intensivierung des Zusammenspiels zwischen Technologie und Geschäftsprozessen entwickelt sich die generative KI zu einem transformativen Faktor, insbesondere auch im Bereich der Internen Revision. Seit dem Aufkommen von ChatGPT im Jahr 2022 ist das Potenzial generativer KI-Modelle, die sich durch ihre Effizienz, Präzision und Innovation auszeichnen, in den Vordergrund gerückt.

  • Interne Revision & Franchisegeber

    Erfolgt die vorvertragliche Aufklärung unvollständig oder falsch oder im Extremfall überhaupt nicht, kann dies im Franchising rasch zu einschneidenden Konsequenzen führen: Genannt seien hier mögliche Schadenersatzansprüche gegen den Franchisegeber, Nichtigkeit des Franchisevertrags oder Reputationsverluste des ganzen Franchisesystems.

  • Auslagerungen im Aufsichtsrecht

    Durch den ungebrochenen Trend zu Auslagerungen in der Finanzbranche (auch an sogenannte Mehrmandantendienstleister) gewinnt die Zusammenarbeit der Internen Revisionen der auslagernden Unternehmen in Form von Gemeinschafts- oder Sammelprüfungen (Pooled Audits) zunehmend an Bedeutung.

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