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eDiscovery: E-Mail nicht mehr Hauptquelle

Umfrage: Gerichtsrelevante eDiscovery-Anfragen stützen sich zunehmend auf Quellen wie Datenbanken, Social Media oder SMS
Bei der juristische Beweisaufnahme spielt die E-Mail nicht mehr die Hauptrolle

(06.10.11) - Die E-Mail wurde als meistgefragte Dokumentationsart bei eDiscovery abgelöst, stattdessen werden Informationen aus unterschiedlichsten Quellen eingefordert. Das sind die Ergebnisse aus der von Symantec durchgeführten Studie "2011 Information Retention and eDiscovery Survey" mit mehr als 2000 Befragten weltweit. Sie untersuchte, wie Unternehmen sich auf die Offenlegungspflicht elektronisch gespeicherter Informationen vorbereiten. So mussten Unternehmen im Schnitt 63 Mal pro Jahr eine eDiscovery-Anfrage beantworten. Jede Informationsanforderung beanspruchte im Schnitt 66 Arbeitsstunden beim IT-Personal, was bei allen Anfragen pro Jahr 4000 Stunden ergibt.

Die Menge der zu speichernden Daten in Unternehmen wächst stetig. Umso aufwändiger gestaltet sich die Suche nach konkreten Informationen im Falle einer eDiscovery-Anfrage. Hierfür müssen beklagte Firmen vor Gericht der Gegenpartei grundsätzlich alle angeforderten Unterlagen aushändigen. Im Rahmen der Symantec-Studie "2011 Information Retention and eDiscovery Survey" wurde gefragt, welche Dokumentenarten im Zuge von eDiscoveries in erster Linie eingefordert werden: Die Befragten weltweit gaben mit 67 Prozent vorrangig "Akten und Dokumente" an, gefolgt von "Informationen aus Datenbanken oder Applikationen" (61 Prozent). Die bislang dominierenden "E-Mails" landeten mit 58 Prozent nur noch auf Rang drei.

In Deutschland lagen die unstrukturierten Daten aus Akten und Dokumenten auf Platz eins (58 Prozent), gefolgt von E-Mails (53 Prozent) sowie Datenbanken und Anwendungen (51 Prozent). Bezeichnend für die Vielfalt der möglichen eDiscovery-Quellen sind die weiteren Ergebnisse: Es werden ebenfalls Informationen aus SharePoint (43 Prozent), Instant Messages und SMS (42 Prozent) sowie Social Media (38 Prozent) angefragt.

Laut der Studie von Symantec variierte die Art und Weise des Informationsmanagements unter den Teilnehmern stark. Unternehmen, die hier auf Best Practices setzen, sind deutlich besser für eDiscovery-Anfragen gewappnet. Hierzu zählen beispielsweise formelle Datenaufbewahrungspläne, automatisierte Legal Holds, um Daten vor der Löschung zu bewahren sowie eine entsprechende Archivierungs-Lösung. Dank dieser Best Practices können diese Firmen um 64 Prozent schneller auf Anfragen reagieren und profitieren von einer um 2,3-mal höheren Erfolgsrate bei eDiscovery-Anfragen. Folglich müssen sie auffallend seltener negative Konsequenzen in Kauf nehmen als Unternehmen, die noch keine formale Regelung zur Informationsaufbewahrung aufgesetzt haben.

Sie werden laut Studie:>> um 78 Prozent seltener mit gerichtlichen Sanktionen behängt
>> um 47 Prozent seltener in eine kompromittierende rechtliche Lage gebracht
>> mit 20 Prozent geringerer Wahrscheinlichkeit mit Strafgeldern belegt
>> mit 45 Prozent weniger Wahrscheinlichkeit kompromittierende Informationen herausgeben.

Trotz aller Risiken gab fast die Hälfte der Befragten aus Deutschland an, über keinen konkreten Plan zur Informationsaufbewahrung zu verfügen. Immerhin 27 Prozent der Befragten hierzulande setzen sich aktuell mit diesem Thema auseinander, während 17 Prozent überhaupt nicht darüber nachdenken.

Auf die Frage, warum sie noch keine entsprechende Regelung eingeführt haben, gaben 41 Prozent an, sie bräuchten einen solchen Plan nicht. Für 41 Prozent erscheint dies Vorhaben zu kostspielig, 35 Prozent antworteten, dass hierfür niemand mit der Verantwortung betraut wurde, 24 Prozent sagten, sie hätten keine Zeit und 18 Prozent gaben ihren Mangel an Erfahrung als Grund an. Dementsprechend fühlen sich 23 Prozent der Befragten in Deutschland "etwas bis extrem unsicher", was die Beantwortung von eDiscovery-Anfragen betrifft. Dies verdeutlicht die Notwendigkeit der Implementierung von Best Practices verdeutlicht.

Symantecs "2011 Information Retention and eDiscovery Survey"
Insgesamt beteiligten sich 2000 Personen aus 28 Ländern an der von Applied Research im Juni und Juli 2011 durchgeführten Telefonumfrage. Die Befragten stammten aus Unternehmen unterschiedlichster Branchen und einer Größe von mehr als 1000 Mitarbeitern. Im Fokus der Befragung standen Repräsentanten aus dem IT-Management und den Rechtsabteilungen. So konnte ein ganzheitliches Bild zum Thema Informationsspeicherung und eDiscovery geschaffen werden. Die globalen Ergebnisse sind zu 95 Prozent zuverlässig mit einer Fehlerquote von +/- 2,2 Prozent.
(Symantec: ra)

Symantec: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Meldungen: Studien

Bildungsstand spielt eine Rolle
In Deutschland gehen die Meinungen über generative Künstliche Intelligenz, wie ChatGPT, weit auseinander - Auch die Nutzung im privaten und beruflichen Alltag ist sozial ungleich verteilt. "Diese Unterschiede sind relevant", sagt Professor Florian Stoeckel, der die Studie geleitet hat. "Sie betreffen den Zugang zu Chancen, die digitale Teilhabe und letztlich die Frage, wer die Zukunft mitgestaltet, wenn sich Arbeit und Gesellschaft durch KI verändern."
Soziale Medien werden immer wichtiger
Produkt auspacken, Anwendung zeigen, Marke vorstellen, Stimmen von zufriedenen Kundinnen und Kunden einfangen: Die Inhalte, die Handelsunternehmen auf ihren Social-Media-Profilen ausspielen, sind vielfältig. Trotzdem fällt es fast der Hälfte der deutschen Handelsunternehmen, die über ein solches Profil verfügen, schwer, regelmäßig Inhalte zu posten (46 Prozent). Hand in Hand damit gehen auch die Erstellung interessanter Inhalte, die ein Drittel der Händler als Herausforderung sieht (34 Prozent), und die kontinuierliche Kanalbetreuung bzw. das Community Management, mit dem etwa ein Viertel zu kämpfen hat (23 Prozent).
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Billig-Händler verschärfen den Wettbewerb
Seit einigen Jahren drängen verstärkt Online-Händler auf den deutschen Markt, die zu Niedrigstpreisen Produkte vor allem aus China importieren. Mehr als drei Viertel der deutschen Händler (78 Prozent) fordern deshalb ein Verbot chinesischer Billig-Marktplätze. Aus Sicht von je neuen von zehn Händlern würden sie häufig gegen das hier geltende Recht verstoßen (92 Prozent) und ihre Produkte enthielten oft potenziell gefährliche Inhaltsstoffe (88 Prozent). Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die 505 Handelsunternehmen ab zehn Beschäftigten in Deutschland befragt wurden.
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Eine aktuelle Studie von Qualys in Zusammenarbeit mit Dark Reading zeigt: Trotz wachsender Ausgaben und zunehmender Relevanz in Vorstandsetagen bleibt das Cyber-Risikomanagement vieler Unternehmen unausgereift. Der Grund: Der geschäftliche Kontext fehlt.

Soziale Netzwerke am Arbeitsplatz Besetzung von leitenden Funktionen

Fachartikel

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Digitale Transformation im Finanzsektor
Die digitale Transformation im Finanzsektor schreitet unaufhaltsam voran - und mit ihr wachsen die Anforderungen an die IT-Sicherheit. Mit dem Digital Operational Resilience Act (DORA) hat die EU nun einen wegweisenden Regulierungsrahmen geschaffen, der die digitale Widerstandsfähigkeit von Finanzinstituten stärken soll. Die neue Verordnung betrifft nicht nur Banken und Versicherungen, sondern den gesamten Finanzsektor inklusive dessen kritischer IT-Dienstleister.

Bundestag

Abgleich biometrischer Lichtbilder zulässig
Die Bundesregierung hat der Auffassung der Fraktion Die Linke widersprochen, wonach die in Paragraf 15b des Asylgesetzes enthaltende Regelung zum automatisierten Abgleich biometrischer Lichtbilder mit allgemein öffentlich zugänglichen personenbezogenen Daten aus dem Internet nicht mit geltenden Recht vereinbar sei, weil zu diesem Abgleich in der EU nicht zugelassene Systeme mit künstlicher Intelligenz verwendet werden müssten.
Behandlung von Nachhaltigkeitsrisiken
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Stand zum Emissionshandel für Gebäude und Verkehr
Die Bundesregierung wird ein neues Klimaschutzprogramm vorlegen, das im Zeitraum bis zum Jahr 2030 auch Maßnahmen zur Treibhausgasminderungsquote im Bereich der durch die EU-Lastenverteilungsverordnung (ESR) erfassten Sektoren Gebäude und Verkehr enthalten wird. Die Maßnahmen für das Programm werden derzeit entwickelt. Das geht aus der Antwort (21/1072) der Bundesregierung auf eine Kleine Anfrage (21/762) der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen hervor.

Bundesarbeitsgericht

Frage der Tariffähigkeit des DDN
Nimmt ein Tarifvertrag auf einen anderen Tarifvertrag Bezug, werden die Regelungen des in Bezug genommenen Tarifvertrags inkorporierter Teil des verweisenden Tarifvertrags. Als solcher gelten sie unmittelbar und zwingend zwischen den an den Verweisungstarifvertrag gebundenen Parteien eines Arbeitsvertrags. Das gilt auch für den Fall, dass am Abschluss des in Bezug genommenen Tarifvertrags eine nicht tariffähige Partei beteiligt gewesen sein sollte.
Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG)
Ein nach Maßgabe des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) zulässig befristetes Arbeitsverhältnis endet auch dann mit Ablauf der vereinbarten Befristung, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich in den Betriebsrat gewählt worden ist. Benachteiligt der Arbeitgeber allerdings das befristet beschäftigte Betriebsratsmitglied, indem er diesem wegen des Betriebsratsmandats keinen Folgevertrag anbietet, hat das Betriebsratsmitglied einen Anspruch auf den Abschluss des verweigerten Folgevertrags als Schadensersatz.
Betriebratswahlrecht & Führungskräfte
Ein Arbeitnehmer, der mehreren Betrieben desselben Unternehmens angehört, hat bei der Wahl des Betriebsrats in sämtlichen dieser Betriebe das aktive Wahlrecht. Das gilt auch für Führungskräfte in Unternehmen mit einer unternehmensinternen Matrix-Struktur.

Corporate Compliance Zeitschrift

Recht und Ethik im Unternehmen
Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
Whistleblowing: Risiken des KI-Einsatzes
Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

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In der öffentlichen Gesetzgebung gibt es immer wieder die Forderung nach und erste Experimente mit befristeten Gesetzen. Regulierungen erhalten dann eine sogenannte Sunset-Klausel, in der die Befristung festgelegt wird. Im Folgenden wird darüber diskutiert, inwiefern befristete Regeln auch für das Compliance-Management innerhalb von Unternehmen sinnvoll sein können.
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Die Europäische Union hat sich mit dem Green Deal und dem Aktionsplan für die Kreislaufwirtschaft das Ziel gesetzt, den Übergang zu einer nachhaltigen, ressourcenschonenden Wirtschaft systematisch voranzutreiben. Ein zentraler Bestandteil dieser Strategie ist die Regulierung der Umweltverträglichkeit von Produkten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die Verordnung zur Schaffung eines Rahmens für die Festlegung von Ökodesignanforderungen für nachhaltige Produkte (Verordnung (EU) 2024/1781) - nachfolgend als EU-Ökodesignverordnung bezeichnet - soll dabei als grundsätzlicher Rechtsrahmen für nahezu alle physischen Waren auf dem EU-Binnenmarkt dienen und die bisherige Richtlinie 2009/125/EG ersetzen.

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Vorgaben zur Anwendung der Taxonomie-VO
Die EU-Kommission hat Anfang Juli 2025 einen neuen delegierten Rechtsakt zur Nachhaltigkeitsberichterstattung erlassen. Damit sollen die bereits existierenden delegierten Verordnungen zur EU-Taxonomie betreffend die Berichterstattung nach Art. 8 und die anzuwendenden technischen Bewertungskriterien modifiziert werden. Ziel ist es, die teils anspruchsvollen Vorgaben zu vereinfachen, um europäische Unternehmen von Bürokratiekosten zu entlasten und damit in ihrer Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Der vorliegende Beitrag gibt einen Überblick über Hintergründe und Inhalte der Veröffentlichung und diskutiert sie im Kontext der Omnibus-Initiative der EU-Kommission.
Doppelte Wesentlichkeitsanalyse nach ESRS
Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) und die European Sustainability Reporting Standards (ESRS) markieren einen Paradigmenwechsel in der Nachhaltigkeitsberichterstattung europäischer Unternehmen. Im Zentrum steht dabei die doppelte Wesentlichkeitsanalyse, durch die Unternehmen relevante Nachhaltigkeitsthemen als Auswirkungen, Risiken und Chancen (IROs) identifizieren und bewerten müssen. Der vorliegende Beitrag untersucht, wie börsennotierte Unternehmen der Industrie "Zyklische Konsumgüter" im DAX, MDAX und SDAX diese Anforderungen im Geschäftsjahr 2024 erstmals freiwillig umgesetzt haben. Grundlage ist eine qualitative und quantitative Analyse der doppelten Wesentlichkeitsanalyse und der IRO-Berichterstattung.

Zeitschrift Interne Revision

Die Mitigation der Bedrohungen
Sofern man verstanden hat, was Social Engineering bedeutet, auf welche verschiedenen Arten es eingesetzt werden kann und wie die Bedrohungstaktiken und deren -techniken funktionieren, ist es an der Zeit, Schwachstellen zu verstehen und ein Abwehrkonzept zu entwickeln. Sowohl das MITRE-Att@ck-Modell als auch das Kontrollrahmenwerk des Center for Internet Security helfen bei der Etablierung und Aufrechterhaltung von Gegenmaßnahmen.
Künstliche Intelligenz in der Internen Revision
Eine technische Entwicklung, die aktuell besonders vielversprechend erscheint, um dem Fachkräftemangel im Bereich Interne Revision entgegenzuwirken, ist künstliche Intelligenz (KI). Im Rahmen einer empirischen Untersuchung wurden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte im Bereich Interne Revision befragt, um den aktuellen Stand des Einsatzes von KI in der Revision zu erheben und potenzielle Einsatzmöglichkeiten zu identifizieren. Derzeit ist KI in der Revision noch nicht flächendeckend im Einsatz, die Einstellung der Revisorinnen und Revisoren zur Thematik ist jedoch positiv. Um den zukünftigen Einsatz von KI in der Internen Revision zu erleichtern, werden praxisorientierte Handlungsempfehlungen abgeleitet, die potenzielle Einsatzmöglichkeiten von KI verdeutlichen.

Bundeskartellamt

Vertikalzusammenschlüsse in digitalen Märkten
Das Bundeskartellamt hat den Erwerb der alleinigen Kontrolle der Salesforce Inc. (Salesforce) über die Informatica Inc. (Informatica) freigegeben. Salesforce mit Sitz in den USA ist der weltweit größte Anbieter von Software für Customer-Relationship-Management (CRM). Informatica, ebenfalls mit Sitz in den USA, ist ein Anbieter von Datenmanagement- und -integrationslösungen, die von vielen Unternehmen aus diversen Branchen genutzt werden, um Daten des Unternehmens zentral zu verarbeiten - zunehmend auch in der Cloud.
Leitplanken des Kartellrechts beachten
Die Open Grid Europe GmbH (OGE), die Betreiberin des größten Gasfernleitungsnetzes in Westdeutschland, plant den Bau einer CO2-Pipeline in Kooperation mit dem ostdeutschen Gasfernleitungsnetzbetreiber ONTRAS Gastransport GmbH (ONTRAS) und eine weitere CO2-Pipeline in Kooperation mit der belgischen Fluxys S.A. (Fluxys). Aufgrund des hohen Investitionsvolumens im einstelligen Milliardenbereich hat OGE das Bundeskartellamt um Hinweise gebeten, falls kartellrechtliche Bedenken gegen die beiden Projekte bestehen.