Dokumentenverwaltung und digitalen Archivierung
Revisionssicherheit, Reproduzierbarkeit und Unveränderbarkeit eine ECM-Systems
"nscale 6" von Ceyoniq – Revisionssicherheit bestätigt
(25.05.09) - Die anerkannte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG hat im Rahmen einer Produktprüfung die Eigenschaften Revisionssicherheit, Reproduzierbarkeit und Unveränderbarkeit des ECM-Systems "nscale 6" von Ceyoniq Technology GmbH geprüft und diese bestätigt.
Neben der Prüfung der Revisionssicherheit standen die Einhaltung der handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen sowie die Dokumentations- und Archivierungsanforderungen gemäß den Grundsätzen der GoB (Ordnungsmäßigkeit der Buchführung) im Mittelpunkt.
nscale 6 wird zusätzlich bescheinigt, dass die Dokumente eindeutig identifizierbar und in ihrer Erfassungshistorie nachvollziehbar archiviert und wiedergegeben werden. So unterstützt nscale 6 die Vermeidung von Verarbeitungsfehlern beziehungsweise ihre rechtzeitige Aufdeckung. Diese Funktionen werden bereits durch die im Auslieferungsstandard des ECM-Systems enthaltenen Module gewährleistet.
Prüfungsgebiete:
- Aufnahme und grundlegende Beurteilung des Systemumfeldes
- Organisation der Technik zur Archivierung
- ordnungsgemäße, vollständige und richtige Übernahme der zu archivierenden Inhalte
- Verfügbarkeit und Vollständigkeit der archivierten Inhalte
- Sicherstellung der ordnungsgemäßen Langzeitarchivierung
- Absicherung durch ein internes Kontrollsystem
- Datenbankverwaltung und Indizierung
- Zugriffsschutzsystem
- Sicherstellung der ordnungsgemäßen Datenrekonstruktion
- Verfahrensdokumentation
Prüfungsbasis:
- HGB (§§ 238 ff HGB)
- AO (§§ 140 bis 148 AO)
- GoB
- GoBS
- IDW RS FAIT 3
- IDW PS 330
- IDW PS 850
- "Code of Practice" des VOI
(Ceyoniq Technology: ra)
|
|
