Compliance beim Dokumentenabgleich
"Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den Dokumentenvergleich und macht Unternehmen so compliant
Audit-sichere, dokumentierte Prozesse: Lösung macht aufwändige manuelle Portalbesuche und Dokumentenvergleiche überflüssig
(29.07.10) – IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.
Viele mittelständische und größere Unternehmen erfahren es am eigenen Leib, dass die Vielzahl an Dokumenten, die für das tägliche Geschäft wichtig sind, stetig wächst. Ob im Automotive-Bereich, im Bereich Electronics oder in anderen Branchen – unzählige kundenspezifische Normen, rechtsverbindliche Unterlagen und Vorschriften liegen in den Internetportalen von Kunden und Lieferanten zum Abruf bereit.
"Am regelmäßigen Besuch dieser Portale führt kein Weg vorbei. Nur so lässt sich sicherstellen, dass man in der Produktion aktuelle, kundenspezifische Normen und Anforderungen berücksichtigt und letztlich keine Rechtsverstöße begeht", sagt Jörg Walden, Geschäftsführer von iPoint-systems.
Dazu kommt: Liegen neue Dokumentversionen vor, ist es notwendig, diese auf Änderungen zu überprüfen – bei der Fülle an Kundenportalen ein von Hand nur schwer beherrschbarer, kostenintensiver und dabei fehlerträchtiger Prozess. "Wir beobachten immer wieder, dass Fehler in diesem Bereich das Unternehmen teuer zu stehen kommen, wenn sich daraus Produktionsausfälle oder -störungen beim Kunden ergeben", weiß Jörg Walden.
Der Integrationsspezialist iPoint-systems bietet mit dem "Value Chain Agent" eine Lösung, die vor solchen Risiken schützt, indem sie aufwändige manuelle Portalbesuche und Dokumentenvergleiche überflüssig macht. Die so genannte "Agentensoftware" gleicht extern bereitgestellte Dokumente unbemerkt im Hintergrund und vollautomatisch mit dem im Unternehmen verwendeten Dokumentenmanagement-System (DMS) ab.
Ändert sich im Internetportal die Version des zu überwachenden Dokuments oder ist ein neues online verfügbar, lädt es der Value Chain Agent automatisch aus dem Portal und vergleicht das Dokument anschließend mit der aktuell im DMS gespeicherten Version. Alle Änderungen werden in einem Differenz-Dokument kenntlich gemacht. Das aktuelle sowie das Differenz-Dokument legt der Value Chain Agent von iPoint-systems anschließend automatisch als neue Version inklusive Metadaten wie Änderungsstand und Bezeichnung im DMS ab.
Der Nutzer profitiert nicht nur von einem deutlich geringeren Zeit- und Kostenaufwand, sondern auch von breiten Anwendungsmöglichkeiten: Der Dokumentenvergleich ist aktuell aus 13 Portalen mit Dokumenten in den Formaten PDF, Word, Excel und Powerpoint möglich. Der Value Chain Agent unterstützt zudem führende Systeme wie SAP und Alfresco, lässt sich flexibel in vielfältige Genehmigungs- und Freigabe-Workflows einbinden und bietet Audit-sichere, dokumentierte Prozesse. (iPoint-systems: ra)
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