Leitfaden als Unterstützung zur Risikominimierung

Compliance beim Umgang mit Dokumenten: Europäischer Aufbewahrungsleitfaden verfügbar
Leitfaden bietet Übersicht zu gesetzlichen Vorschriften

(12.09.13) - Angesichts der komplexen Gesetzeslage und der hohen Geldstrafen, die bei einer zu frühen Vernichtung oder auch zu langen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen drohen, scheinen viele Unternehmen verunsichert. Eine Studie von PwC und Iron Mountain hat ergeben, dass 26 Prozent der deutschen Unternehmen rechtlichen Rat einholen, wenn es um die Aufbewahrung beziehungsweise Vernichtung von Dokumenten geht. Der von Iron Mountain und der Anwaltskanzlei De Brauw Blackstone Westbroek veröffentlichte europäische Leitfaden bietet Unternehmen eine Übersicht zu den Aufbewahrungsfristen in 15 europäischen Ländern, darunter auch Deutschland und Österreich.

Jedes Unternehmen ist laut Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Für steuerrechtlich relevante Dokumente gilt laut Abgabenordung (AO) je nach Dokumententyp eine Frist von sechs oder zehn Jahren. Neben diesen Rechtsnormen finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen – zum Beispiel im Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG) oder Aktiengesetz (AktG). Die Frist für die Aufbewahrung von Dokumenten beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Einträge im jeweiligen Dokument vorgenommen wurden.

Geplante Verkürzung der Aufbewahrungsfristen birgt Einsparpotential
Mit dem von den Regierungsfraktionen CDU/CSU und FDP vorgelegten Gesetzesentwurf zur Verkürzung der Aufbewahrungsfristen sollten die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Unternehmen ab 2013 von zehn Jahren auf acht und ab 2015 auf sieben Jahre verkürzt werden. Die Änderungen des derzeit aus wahltaktischen Gründen auf Eis gelegten Gesetzestextes hätten laut Bundesregierung ab 2015 bei Unternehmen zu einem Einsparpotential von 2,5 Milliarden Euro geführt. Denn eine zu lange Aufbewahrung von Dokumenten kostet Unternehmen Geld. Verunsicherung und die Sorge vor Strafen trägt aber anscheinend zur Hortung von Dokumenten bei: Studien von Iron Mountain zeigen, dass 46 Prozent der deutschen Unternehmen, all ihre Dokumente für den Fall der Fälle aufbewahren.

"Vielen Unternehmen fehlt die Zeit und die fachliche Unterstützung, um sich mit dem Thema Aufbewahrungsfristen genauer auseinanderzusetzen. Dank des Leitfadens können Unternehmen die Fristen schnell überblicken", erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland. "Der europäische Leitfaden, der in Zusammenarbeit mit der international tätigen Anwaltskanzlei De Brauw Blackstone Westbroek entstanden ist, bietet nicht nur eine Übersicht zu den jeweils geltenden Gesetzen, sondern stellt anhand praktischer Tipps vor, wie Unternehmen die Anforderungen an Dokumentenaufbewahrung erfüllen können."

Der Aufbewahrungsleitfaden bietet eine Übersicht zu folgenden Typen von Unternehmensdokumenten: allgemeine Unternehmensdokumente, wie zum Beispiel Geschäftskorrespondenzen oder Prüfungsberichte; steuerrechtlich relevante und buchhalterische Dokumente; Lohnabrechnungen; Personalunterlagen; Krankenakten; Transportaufzeichnungen; Umweltauflagen betreffende Dokumente; Versicherungspolicen; Beschaffungsunterlagen; Verträge und Vereinbarungen. (Iron Mountain: ra)

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