Papierdokumente: Keine Sicherheit bei Compliance
Einhaltung von Compliance-Vorschriften durch die elektronische Erfassung von gedruckten Dokumenten
Nur elektronisch erfasste Dokumente lassen sich zuverlässig verschlüsseln und gegen Missbrauch schützen
(28.08.08) - Papier ist geduldig – und mitunter geschwätzig, wenn es in die falschen Hände gerät. Doch Datenschutz fängt genau hier an: bei der auf Papier gedruckten Information. Im Zeitalter von E-Mail und Internet liegen noch immer rund 30 Prozent aller geschäftlich relevanten Informationen nur in Papierform vor. Einen echten Schutz gibt es nicht. Deshalb gilt: Nur elektronisch erfasste Dokumente lassen sich zuverlässig verschlüsseln, gegen Missbrauch schützen und gezielt an jene Mitarbeiter verteilen, für die sie gedacht sind. eCopy bietet mit der Software "eCopy ShareScan" und "eCopy Desktop" zwei Lösungen zur elektronischen Erfassung von gedruckten Dokumenten mit Digitalkopierern, Multifunktionsgeräten und Scannern, wie sie in jedem Büro zum Einsatz kommen. Einmal digital erfasst, sind auch papierbasierte Informationen so sicher wie ihre elektronischen Pendants.
IT-Compliance, also die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen zur Datensicherheit, Verfügbarkeit und Datenschutz, wird in vielen Unternehmen zwar als Zeitfresser angesehen, bietet gleichzeitig jedoch eine echte Chance zur Prozessoptimierung bei der Integration von Papierdokumenten in digitale Workflows. Weltweit mehr als 10.000 Richtlinien und Gesetze wie Sarbanes-Oxley Act (SOX), EuroSOX, Basel II und Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) zwingen nicht nur börsennotierte und buchführungspflichtige Unternehmen in den USA, sondern auch in Europa zur Einhaltung von Compliance-Vorschriften, beispielsweise zu Aufbewahrungsfristen, Datenschutzbestimmungen und Risikomanagement. Doch derzeit befolgen nur 33 Prozent aller Unternehmen ein Compliance-Schema, nach dem Informationen in Kategorien wie beispielsweise "intern", "vertraulich" oder "streng vertraulich" klassifiziert werden (Quelle: PMP Research).
Mit eCopy kann der Spagat zwischen der Verwendung von gedruckten Informationen und der Erfassung als digitale Dokumente mit anschließender Verbreitung, Bearbeitung und Archivierung gelingen. Die Lösung, die entweder direkt auf dem Multifunktionsgerät zum Einsatz kommt oder in Kombination mit einem PC genutzt wird, verwandelt gedrucktes Papier in intelligente, digitale Dokumente, die sich nicht nur mit Zugriffsrechten und Kennwörtern ausstatten lassen, sondern eine starke Verschlüsselung erlauben und darüber hinaus eine permanent nachvollziehbare Historie der Verteilung inner- und außerhalb des Unternehmens ermöglichen.
Das klassische Fünf-Stufen-Sicherheitsmodell, das bei eCopy häufig eingesetzt wird, beginnt mit einer Authentifizierung über Username und Kennwort oder biometrische Merkmale direkt am Gerät. Im zweiten Schritt werden dem Benutzer auf der interaktiven Oberfläche die Dokumenten-Klassifizierungen angeboten, die er im Rahmen seiner Benutzergruppe verwenden darf. Nach erfolgter Auswahl wird das eingescannte Dokument mit der selektierten Klassifizierung verknüpft. Schritt vier sieht die Verschlüsselung des digitalen Dokuments mit einem Kennwort vor, um es vor unberechtigtem Gebrauch zu schützen. Im fünften und letzten Schritt entscheidet der Nutzer, welche weiteren Aktionen er im Rahmen seiner Benutzerrechte durchführen möchte: Das Dokument abspeichern, kopieren oder es beispielsweise intern oder extern per E-Mail verschicken. Alle Aktionen werden permanent protokolliert, so dass sich zu jedem Zeitpunkt alle Verarbeitungsschritte einem Benutzer zuordnen lassen.
Mit der digitalen Erfassung ermöglicht eCopy nicht nur die strikte Einhaltung von Compliance-Vorschriften, sondern trägt nachhaltig zu einer Zeit- und Kostenersparnis bei: Elektronische Dokumente lassen sich schneller verschicken, benötigen weniger Platz bei der Archivierung, lassen sich problemlos indexieren und durchsuchbar machen. Und weil sich die digital erfassten Dokumente über eCopy in zahlreiche Dokumentenmanagementsysteme und Business-Anwendungen wie zum Beispiel "Microsoft SharePoint", "EMC Documentum" oder "Open Text Livelink" übernehmen lassen, werden sämtliche Geschäftsprozesse erheblich beschleunigt. (eCopy: ra)